Per fare videoconferenze sicure servono poche impostazioni: link d’invito non pubblici, sala d’attesa o codice d’accesso, condivisione dello schermo riservata a chi organizza e regole chiare su chi registra e dove finiscono le registrazioni. Valgono per Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Webex. Questo articolo nel 2020 era un confronto tra i programmi per le riunioni online. Da allora il mercato è cambiato e la domanda vera oggi è un’altra: come proteggere quello che si dice e si registra in riunione.
Cosa è cambiato dal 2020
La prima versione di questo articolo, scritta a luglio 2020 in pieno lavoro da casa, metteva a confronto cinque strumenti. Oggi due non esistono più:
- Skype è stato chiuso da Microsoft a maggio 2025, e Skype for Business era stato ritirato già prima: al loro posto Microsoft propone Teams;
- Google Hangouts è stato sostituito da Google Meet per le videochiamate e da Google Chat per i messaggi.
Restano molto usati Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Cisco Webex. Funzionano su Windows, Mac, smartphone Android e iPhone e anche dal browser. Limiti di partecipanti, durata delle riunioni gratuite e prezzi cambiano spesso: controllali sul sito di ogni servizio prima di scegliere.
Cosa abbiamo imparato dallo “Zoombombing”
Nella primavera del 2020 Zoom è diventato il simbolo dei problemi di sicurezza delle riunioni online. Persone estranee entravano nelle riunioni usando gli ID pubblicati sui social o mostrati nelle foto degli schermi: il fenomeno è stato chiamato “Zoombombing”. Nello stesso periodo emerse che una parte delle chiamate era passata per errore da server in Cina. Zoom ha poi attivato per impostazione predefinita codici d’accesso e sale d’attesa e ha rafforzato la cifratura.
La lezione vale per tutti i servizi: una riunione è sicura quanto il suo link d’invito e le impostazioni di chi la organizza.
Le impostazioni per una riunione sicura
Prima di avviare una riunione con clienti o colleghi, controlla questi punti:
- Link d’invito riservati. Mandali solo ai partecipanti e non pubblicarli sui social o su pagine pubbliche.
- Sala d’attesa o codice d’accesso. Così decidi tu chi entra.
- Condivisione dello schermo solo per chi organizza, o per chi ne ha bisogno.
- Riunione bloccata quando sono entrati tutti.
- App aggiornate su computer e telefono: gli aggiornamenti chiudono le falle note.
- Cifratura end-to-end per le riunioni più delicate, dove il servizio la offre. In genere disattiva alcune funzioni, come la registrazione nel cloud.
Fai attenzione anche a quello che mostri: documenti aperti sul desktop, notifiche di posta, lavagne alle tue spalle. Se ti preoccupa la webcam quando non la usi, leggi il nostro articolo sulla cover per webcam.
Le registrazioni: dove finiscono e chi le vede
Le registrazioni sono la parte più delicata, perché contengono voci, volti e spesso dati di clienti. Prima di registrare:
- avvisa i partecipanti: le loro voci e immagini sono dati personali e devono sapere che la riunione viene registrata;
- sappi dove viene salvato il file. Teams salva le registrazioni su OneDrive o SharePoint, Meet su Google Drive, Zoom nel suo cloud o sul computer di chi registra;
- controlla chi può aprirle: spesso il link della registrazione è visibile a tutti i partecipanti o a tutta l’organizzazione;
- decidi quanto tenerle e cancella quelle che non servono più.
Non perdere le registrazioni importanti
Una registrazione salvata solo sul computer di chi ha organizzato la riunione ha un’unica copia. Se quel disco si guasta, se il portatile viene rubato o se un ransomware cifra i file, la registrazione è persa. Per le riunioni che ti servono davvero, come formazione, verbali o accordi con i clienti:
- copia il file anche su un disco esterno o su un secondo servizio cloud;
- non affidarti solo al cloud del servizio di videoconferenza, che può cancellare le registrazioni dopo un certo periodo;
- rinomina i file con data e argomento, così li ritrovi.
Se una registrazione o altri file di lavoro sono rimasti su un disco o un SSD che non funziona più, spegni il computer e non installare programmi di recupero su quel disco. Il laboratorio di Recovery Data recupera i dati da hard disk, SSD, chiavette e server, con diagnosi gratuita e preventivo entro 4 ore dall’arrivo del supporto.
Domande frequenti
Qual è il programma più sicuro per le videoconferenze?
Zoom, Teams, Meet e Webex offrono tutti cifratura e controlli sugli accessi. La differenza la fanno le impostazioni: link riservati, sala d’attesa e regole sulle registrazioni.
Posso registrare una riunione senza dirlo?
Meglio di no. Avvisa sempre i partecipanti: oltre a essere corretto, ti mette al riparo da contestazioni sull’uso dei loro dati.
Se nonostante le precauzioni perdi i dati di un hard disk, di un SSD o di un server, il nostro laboratorio li recupera con strumenti professionali e una camera bianca ISO 5.
